Documentação do condomínio para todos.

Documentação do condomínio Em última instância, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio, mesmo quando eles estão sob responsabilidade da administradora. Por isso, é bom ficar sempre atento, pois erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos. Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, aqui vai uma lista com os itens necessários, para você não se esquecer de nada importante. Documentação Básica Convenção do condomínio Regulamento interno Livro de atas Livro de presença dos condôminos em assembléia Cadastro do condôminos Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica Documentação Contábil Os documentos fiscais devem ser mantidos por, pelo menos, cinco anos. Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site do Ministério da Previdência Social. Mantenha: Cartão do C.N.P.J. (CGC) Apuração das contas da administração anterior Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos Pastas com as contas a pagar Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura Contrato de seguro Contrato para manutenção de elevadores, bombas d'água e piscina Contrato de prestação de serviços da administradora Documentação dos funcionários Deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos. Os documentos do departamento pessoal e de encargos sociais devem ser guardados por 30 anos. Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada. Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, 'embolsando' a diferença e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que um dia virão à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND), fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora. Mantenha os documentos abaixo: Livro ou cartão de ponto Horário de trabalho Carimbo do CNPJ (CGC) Matrícula no INSS Livro de registro de empregados Livro de inspeção do trabalho Contratos de experiência Folha de pagamento Pasta com as rescisões de contrato de trabalho Cadastro do empregador para o vale transporte Declaração e termo de responsabilidade - vale transporte Termo de responsabilidade para concessão do salário-família Declaração de dependentes para fins de desconto do imposto de renda Guias - contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR Certidões negativas de débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador RAIS (Relação Anual de Informação Social) DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte) Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte Em última instância, o síndico é o guardião dos documentos do condomínio, mesmo quando eles estão sob responsabilidade da administradora. Por isso, é bom ficar sempre atento, pois erros e esquecimentos relativos à documentação podem trazer sérios prejuízos ao condomínio e ao próprio síndico, na forma de multas e processos. Como muitas vezes os papéis parecem se multiplicar, aqui vai uma lista com os itens necessários, para você não se esquecer de nada importante. Documentação Básica Convenção do condomínio Regulamento interno Livro de atas Livro de presença dos condôminos em assembléia Cadastro do condôminos Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica Documentação Contábil Os documentos fiscais devem ser mantidos por, pelo menos, cinco anos. Todos os esclarecimentos relativos à abertura de inscrição no CNPJ poderão ser obtidos no site do Ministério da Previdência Social. Mantenha: Cartão do C.N.P.J. (CGC) Apuração das contas da administração anterior Pastas com as despesas e receitas referentes aos últimos cinco anos Pastas com as contas a pagar Guias - Taxa anual de licença para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura Contrato de seguro Contrato para manutenção de elevadores, bombas d'água e piscina Contrato de prestação de serviços da administradora Documentação dos funcionários Deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos. Os documentos do departamento pessoal e de encargos sociais devem ser guardados por 30 anos. Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada. Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, 'embolsando' a diferença e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que um dia virão à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND), fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora. Mantenha os documentos abaixo: Livro ou cartão de ponto Horário de trabalho Carimbo do CNPJ (CGC) Matrícula no INSS Livro de registro de empregados Livro de inspeção do trabalho Contratos de experiência Folha de pagamento Pasta com as rescisões de contrato de trabalho Cadastro do empregador para o vale transporte Declaração e termo de responsabilidade - vale transporte Termo de responsabilidade para concessão do salário-família Declaração de dependentes para fins de desconto do imposto de renda Guias - contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR Certidões negativas de débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador RAIS (Relação Anual de Informação Social) DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte) Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte